Datenschutzerklärung

A.1 Verantwortlicher

JLN Digital Solutions GmbH
Kaiserin Elisabeth-Straße 13/1/11
2340 Mödling, Österreich
E-Mail: office@jln-digital.at

A.2 Erhebung und Verarbeitung von Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie uns diese per E-Mail, über ein Kontaktformular oder im Zuge einer Demo-Anfrage mitteilen. Dies umfasst:

• Stammdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Unternehmensdaten (z. B. Firmenname, Branche, Position)
• Server-Logfiles (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Datum/Uhrzeit des Zugriffs) zur Sicherstellung des technischen Serverbetriebs.

A.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Zur Bereitstellung von Testzugängen (Demos), zur Bearbeitung von Angeboten und zur Abwicklung von Verträgen.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Zur IT-Sicherheit der Plattform, zur Fehleranalyse sowie zur Beantwortung von allgemeinen Anfragen.
• Gesetzliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Zur Erfüllung steuer- und unternehmensrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

A.4 Hosting und Infrastruktur

Unsere Website und die SaaS-Plattform werden bei einem professionellen Infrastruktur-Dienstleister auf hochsicheren Servern in Deutschland (EU) gehostet. Das Rechenzentrum ist nach ISO 27001 zertifiziert. Die Datenübertragung erfolgt durchgehend verschlüsselt (SSL/TLS). Mit dem Hoster wurde ein datenschutzkonformer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen.

A.5 Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. 7 Jahre gemäß UGB/BAO für Buchhaltungsdaten) es vorschreiben.

A.6 Cookies und Local Storage

Unsere Plattform nutzt technisch notwendige Cookies und Local-Storage-Einträge, um Kernfunktionen wie das Login-System, die Mandantentrennung oder Sitzungseinstellungen zu ermöglichen (Rechtsgrundlage: § 165 Abs. 3 TKG 2021). Ohne diese Funktionen kann die Plattform nicht fehlerfrei betrieben werden. Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht ohne Ihre explizite Einwilligung gesetzt.

B.1 Rollenverteilung nach Art. 28 DSGVO

Hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die der Kunde im Rahmen der SaaS-Nutzung auf der Plattform eingibt, hochlädt oder über verbundene Dienste (z. B. Google Kalender) importiert, ist der Kunde der „Verantwortliche“. Die JLN Digital Solutions GmbH agiert insoweit grundsätzlich als Auftragsverarbeiter.

Für Verarbeitungen zu eigenen Zwecken – etwa die Verwaltung von Benutzerkonten und Verträgen, die Abrechnung sowie die Sicherheit der Plattform (z. B. Protokolldaten) – sind wir selbst Verantwortlicher; hierfür gilt Teil A.

B.2 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Die Details dieser Datenverarbeitung (Art der Daten, Kreis der Betroffenen, technische und organisatorische Maßnahmen) werden in einem separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt, der im Zuge des Software-Nutzungsvertrags zwischen uns und dem Kunden abgeschlossen wird.

B.3 Speicherort der Kundendaten

Die vom Kunden in die Applikation hochgeladenen Dokumente, Datenbankeinträge und System-Backups werden in verschlüsselten Object-Storage-Systemen (S3) und Datenbanken innerhalb der Europäischen Union (Standort: Deutschland) gespeichert.

Eine Übermittlung an Dienste außerhalb dieser Infrastruktur erfolgt nur, soweit der Kunde bzw. seine Nutzer eine Integration mit einem externen Dienst selbst aktivieren – etwa die Kalendersynchronisation mit Google oder Microsoft, den Versand von SMS- oder WhatsApp-Nachrichten oder die Anbindung von Zahlungs- oder Shop-Systemen. In diesem Fall werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Daten an den betreffenden Anbieter übertragen. Verarbeitet dieser Daten in einem Drittland, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln).

B.4 Google-Dienste und Google APIs (Google Kalender)

Ablionis bietet die optionale Möglichkeit, einen Google Kalender mit dem Kalender-Modul der Plattform zu synchronisieren. Die Verbindung wird ausschließlich auf ausdrücklichen Wunsch des Nutzers hergestellt: Der Nutzer startet sie selbst in den Kalender-Einstellungen über „Google verbinden“ und erteilt die Berechtigung anschließend direkt bei Google über das OAuth-2.0-Verfahren. Ablionis erhält dabei zu keinem Zeitpunkt das Passwort des Google-Kontos.

Angeforderte Berechtigungen

Ablionis fordert ausschließlich die folgenden zwei Berechtigungen für Google Kalender an. Auf andere Google-Dienste wie Gmail, Google Drive oder Google Kontakte greift Ablionis nicht zu.

• https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly – Liste Ihrer Kalender ausschließlich lesen.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events – Termine ansehen, anlegen, ändern und löschen.

Diese Berechtigungen werden nur für folgende Funktionen genutzt:

• Kalenderliste abrufen: Ablionis liest Namen und Kennungen Ihrer Kalender aus, damit Sie auswählen können, welcher Kalender synchronisiert werden soll.
• Termine lesen (Import): Termine des ausgewählten Kalenders werden in den Ablionis-Kalender übernommen und anschließend regelmäßig abgeglichen.
• Termine schreiben (Export):Wählt der Nutzer die Synchronisationsrichtung „Nur exportieren“ oder „Bidirektional“, überträgt Ablionis Termine, die in Ablionis angelegt, geändert oder gelöscht werden, in den ausgewählten Google Kalender. Dabei ändert oder löscht Ablionis ausschließlich Termine, die mit einem Ablionis-Termin verknüpft sind.

Die Termin-Berechtigung erstreckt sich technisch auf alle Kalender, auf die der Nutzer zugreifen kann. Ablionis liest und schreibt jedoch nur Termine der vom Nutzer zur Synchronisation ausgewählten Kalender. Kalender selbst anlegen oder löschen sowie Freigabe- und Kalendereinstellungen ändern kann Ablionis mit diesen Berechtigungen nicht.

Art der verarbeiteten Google-Daten

• Termindatendes ausgewählten Kalenders: Titel, Beschreibung, Beginn und Ende, Kennzeichnung als ganztägiger oder abgesagter Termin sowie die technische Termin-ID. Beim ersten Abgleich werden Termine ab 90 Tagen vor dem Einrichtungszeitpunkt sowie alle künftigen Termine übernommen.
• Kalenderliste: Namen und Kennungen der Kalender Ihres Google-Kontos; gespeichert werden nur Name und Kennung des zur Synchronisation ausgewählten Kalenders.
• Verbindungsdaten:OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstoken (verschlüsselt gespeichert), deren Ablaufzeitpunkt, ein Synchronisationsmerkmal für den inkrementellen Abgleich sowie – sofern von Google übermittelt – die E-Mail-Adresse des verbundenen Google-Kontos.

Weitere Angaben eines Termins, etwa Teilnehmer, Ort, Anhänge oder Konferenz-Links, werden von Ablionis nicht gespeichert.

Zweck der Verarbeitung

Google-Nutzerdaten werden ausschließlich verwendet, um die vom Nutzer eingerichtete Kalendersynchronisation zwischen Ablionis und Google Kalender bereitzustellen. Importierte Termine werden im Kalender-Modul von Ablionis wie selbst angelegte Termine angezeigt und verarbeitet.

Eine Verwendung von Google-Nutzerdaten für Werbung (einschließlich personalisierter Werbung), Profilbildung, den Verkauf von Daten, die Beurteilung der Kreditwürdigkeit oder andere von der Kalendersynchronisation unabhängige Zwecke findet nicht statt. Google-Nutzerdaten werden auch nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training von KI- oder Machine-Learning-Modellen verwendet.

Sichtbarkeit innerhalb von Ablionis

Der Nutzer entscheidet, ob ein Google Kalender mit seinem persönlichen Ablionis-Kalender oder – durch einen Administrator des Kunden – mit einem Team- oder Firmenkalender verbunden wird. Im zweiten Fall sind die importierten Termine wie alle anderen Termine dieses Kalenders für die berechtigten Nutzer innerhalb desselben Kundenkontos sichtbar. Für andere Kunden von Ablionis sind Google-Nutzerdaten nicht zugänglich.

Speicherung und Sicherheit

Google-Nutzerdaten werden nur gespeichert, soweit dies für die Synchronisation erforderlich ist, und zwar in den Datenbanken von Ablionis in Deutschland (siehe B.3). Die Übertragung zwischen Ablionis und Google erfolgt verschlüsselt (TLS); OAuth-Token werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert. Zugangstoken und Synchronisationseinstellungen werden nur so lange gespeichert, wie die Verbindung besteht.

Weitergabe

Google-Nutzerdaten werden nicht an Dritte weitergegeben oder verkauft. Ausgenommen sind die für die Funktion technisch notwendige Übertragung an Google selbst (Export), die Verarbeitung durch unseren Hosting-Dienstleister als Auftragsverarbeiter (siehe A.4) sowie Fälle, in denen wir gesetzlich zur Herausgabe verpflichtet sind.

Mitarbeiter der JLN Digital Solutions GmbH greifen nicht auf Google-Nutzerdaten zu. Ausnahmen gelten nur, wenn der Nutzer dem für bestimmte Daten ausdrücklich zugestimmt hat (z. B. im Rahmen einer Support-Anfrage), wenn dies zu Sicherheitszwecken erforderlich ist (z. B. zur Untersuchung von Missbrauch oder eines Sicherheitsvorfalls) oder wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Termine, die Ablionis in Ihren Google Kalender überträgt, verarbeitet Google im Rahmen Ihres Google-Kontos nach den Datenschutzbestimmungen von Google. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Widerruf und Löschung

Sie können die Verbindung jederzeit in Ablionis in den Kalender-Einstellungen unter „Verbundene Konten“ über „Trennen“ beenden. Dabei veranlasst Ablionis den Widerruf der Berechtigung bei Google und löscht die gespeicherten Zugangstoken sowie alle Synchronisationseinstellungen dieser Verbindung. Ab diesem Zeitpunkt findet kein Datenaustausch mit Google mehr statt. Unabhängig davon können Sie den Zugriff jederzeit in Ihrem Google-Konto unter Drittanbieter-Apps und -Dienste widerrufen.

Bereits importierte Termine bleiben nach dem Trennen als Einträge im Ablionis-Kalender erhalten, bis sie gelöscht werden. Sie können diese jederzeit im Kalender löschen oder deren Löschung per E-Mail an office@jln-digital.at verlangen. Mit Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Kundendaten einschließlich importierter Termine gemäß den Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags gelöscht. Termine, die Ablionis in Ihren Google Kalender übertragen hat, verbleiben dort und können in Google Kalender gelöscht werden.

Einhaltung der Google API Services User Data Policy

Die Nutzung von Informationen, die Ablionis über Google APIs erhält, und deren Übertragung an andere Anwendungen erfolgen gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der darin enthaltenen Limited Use Requirements.

Ablionis’ use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.